Bewerber-Chat + Kandidaten-CRM

Bewerbungen erreichen einen Personaldienstleister über viele Wege gleichzeitig: das Formular auf der Karriereseite, E-Mail, Jobportale und das Telefon. Was dabei ankommt, ist selten vollständig. Qualifikationen, Wohnort, Schichtmodell, Verfügbarkeit und Mobilität fehlen häufig und müssen telefonisch nachgefragt werden. Erfasst wird anschließend von Hand in Excel-Listen und im Postfach. Eine einheitliche Kandidatenakte entsteht dabei nicht.

Die Folgen zeigen sich im Tagesgeschäft. Kandidaten, die auf eine andere offene Stelle passen würden, werden nicht als solche erkannt. Initiativbewerbungen versanden. Und die erste Rückmeldung kommt oft erst nach Tagen. In Lager, Logistik, Produktion und Handwerk ist der Bewerber dann längst woanders untergekommen.

Auf der Karriereseite steht statt des Formulars ein geführter Job-Chat, auf Deutsch und Englisch. Sechs kurze Fragen, überwiegend per Auswahl zu beantworten, dazu Postleitzahl und Umkreis. Noch im Chat entsteht daraus ein Abgleich mit den offenen Stellen samt Passungsgrad. Die eigentliche Bewerbung ist mit den Angaben aus dem Chat vorausgefüllt, der Lebenslauf lässt sich hochladen, muss es aber nicht, und die Datenschutz-Einwilligung wird dokumentiert. Wer nichts Passendes findet, bewirbt sich mit einem Tippen initiativ und bleibt dauerhaft im Kandidatenpool.

Dahinter liegt ein Bewerber-CRM mit durchgängiger Pipeline: Neu, Kontaktiert, Vorstellung, Vermittelt. Jede Akte führt das vollständige Profil, offene Rückruf-Aufgaben, Anruf und Notiz direkt aus der Ansicht heraus sowie einen lückenlosen Aktivitätsverlauf. Zu jedem Kandidaten schlägt das System passende Stellen vor; die Zuordnung geschieht per Klick.

Der Unterschied zu einem Standardwerkzeug liegt im Datenfluss. Chat und CRM sind ein System, zwischen ihnen gibt es keinen Export und keinen Import. Die Matching-Logik ist auf die Branche zugeschnitten und rechnet mit Schichtmodellen, Umkreis und Führerschein statt mit allgemeinen Stichworten. Und der gesamte Weg vom ersten Kontakt bis zur Rückmeldung läuft in einer Oberfläche.

• Bewerbung in rund zwei Minuten, auch mobil und ohne Lebenslauf.
• Vollständige Kandidatenprofile ab dem ersten Kontakt, ohne telefonische Nachfragen.
• Erste Rückmeldung innerhalb von Minuten statt nach Tagen.
• Jeder Kandidat wird gegen alle offenen Stellen geprüft, nicht nur gegen die beworbene.
• Initiativbewerbungen werden zu einem nutzbaren Pool statt zu abgelegten E-Mails.
• Disponenten sehen Status, Aufgaben und Verlauf einer Akte auf einen Blick.