E-Rechnungspflicht: Wer ab 2027 E-Rechnungen ausstellen muss

Die E-Rechnungspflicht gilt in Deutschland in drei Stufen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Dauerhaft ausgenommen sind unter anderem Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Dieser Ratgeber zeigt den Stand von Gesetz und BMF-Schreiben im Oktober 2026, einen Fristen-Check in drei Fragen und was Sie bis zum Jahresende erledigen sollten.

Die Fristen der E-Rechnungspflicht auf einen Blick

Der Empfang ist schon Pflicht, das Ausstellen wird es mit dem Ende der Übergangsfristen. Diese Fristen stehen in § 27 Absatz 38 des Umsatzsteuergesetzes. Bis zum 31. Dezember 2026 darf jedes Unternehmen eine Rechnung noch „auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format“ übermitteln, das keine E-Rechnung ist. Im Jahr 2027 gilt das nur noch für Aussteller, deren Gesamtumsatz im Vorjahr „nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“.

Seit oder ab	Was gilt	Grundlage
1. Januar 2025	Alle müssen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen dürfen alle noch Papier, PDF mit Zustimmung.	§ 14 UStG, § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG
1. Januar 2027	E-Rechnung Pflicht bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. Kleinere dürfen 2027 weiter Papier oder PDF nutzen.	§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG
31. Dezember 2027	Ende des Übergangs für kleinere Unternehmen und für EDI-Verfahren, die nicht der Norm entsprechen	§ 27 Abs. 38 Nr. 2 und 3 UStG
1. Januar 2028	E-Rechnung Pflicht für alle inländischen Unternehmen, soweit keine Ausnahme greift	§ 14 Abs. 2 UStG

Ein Datum fehlt in vielen Übersichten: Auch EDI-Verfahren, die nicht der europäischen Norm entsprechen, sind nur bis Ende 2027 erlaubt. EDI steht für elektronischen Datenaustausch, wie ihn viele Industrie- und Handelsunternehmen mit großen Kunden nutzen. Danach zählt ein EDI-Format nur als E-Rechnung, wenn sich alle Pflichtangaben vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen (§ 14 Abs. 1 UStG).

Wackelt die Frist 2027? Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert, den Termin für Unternehmen über 800.000 Euro auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Grund sei die überarbeitete Norm EN 16931 für Geschäfte zwischen Unternehmen, die sich verzögert. Beschlossen ist nichts: Die Gesetzesfassung, die wir am 7. Oktober 2026 geprüft haben, nennt weiter den 1. Januar 2027. Planen Sie mit diesem Datum.

Fristen-Check: Ab wann müssen Sie E-Rechnungen ausstellen?

Drei Fragen ordnen Ihren Fall ein. Stellen Sie sie je Rechnung, denn je nach Kunde gelten verschiedene Pflichten.

Frage 1: Geht die Rechnung an ein Unternehmen im Inland, für dessen Unternehmen? Nur dann verlangt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG eine E-Rechnung, wenn „der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland“ ansässig sind. Privatkunden und Kunden im Ausland fallen nicht darunter, ebenso wenig nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen, etwa viele Finanzdienstleistungen oder die steuerfreie Vermietung von Grundstücken (BMF-FAQ, Frage 4). Kleinunternehmer, Vermieter und Ärzte sind trotzdem Unternehmer und bekommen E-Rechnungen.

Frage 2: Greift eine Ausnahme? Drei Arten von Rechnungen dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung gehen, also auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF:

• Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (§ 33 UStDV),
• Fahrausweise für die Beförderung von Personen (§ 34 UStDV),
• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV).

Bei der 250-Euro-Grenze zählt der Gesamtbetrag. Liegt er darüber, ist eine E-Rechnung nötig, auch wenn einzelne Positionen keine verlangen würden (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Für Leistungen, bei denen der Empfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG), gilt die Kleinbetragsregel nicht.

Frage 3: Lag Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro? Dann müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Sonst bleibt Ihnen 2027 als Übergangsjahr, und die Pflicht beginnt am 1. Januar 2028. Für die Rechnungen des Jahres 2027 zählt der Umsatz des Jahres 2026.

Was zu den 800.000 Euro zählt

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, also „die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe“ der steuerbaren Umsätze, nicht nur der Umsatz mit Geschäftskunden:

• Netto: Das Entgelt versteht sich ohne Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 UStG).
• Alle Kunden zählen: Auch Umsätze mit Privatkunden fließen ein. Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb mit 700.000 Euro Privatkundengeschäft und 150.000 Euro Umsatz mit Firmen liegt über der Grenze. Für die 150.000 Euro muss er ab 2027 E-Rechnungen schreiben.
• Was abgezogen wird: Bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG, und Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außen vor.

Vorsicht beim Jahreswechsel

Die Übergangsregel hängt an zwei Daten: Leistung und Übermittlung der Rechnung. § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG erlaubt die sonstige Rechnung „bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz“. Die Verlängerung für kleinere Unternehmen in Nr. 2 erfasst nur Umsätze ab 2027.

Nach dem Wortlaut braucht deshalb eine Rechnung für eine Leistung aus dem Dezember 2026, die erst im Januar 2027 hinausgeht, die Form einer E-Rechnung. Das gilt auch unter 800.000 Euro, sofern keine Ausnahme greift. In den FAQ des Bundesfinanzministeriums und im BMF-Schreiben vom Oktober 2025 haben wir dafür keine Erleichterung gefunden. Rechnen Sie Leistungen aus 2026 deshalb möglichst noch im Dezember ab, oder stellen Sie diese Rechnungen gleich als E-Rechnung aus.

Was als E-Rechnung zählt und was nicht

Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Alles andere ist eine sonstige Rechnung, auch das PDF im Anhang einer E-Mail.

Format	Was es ist	Steuerlich
XRechnung	reiner XML-Datensatz, entwickelt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT); zum Lesen braucht es ein Anzeigeprogramm	E-Rechnung
ZUGFeRD	PDF mit eingebettetem XML-Datensatz, entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)	E-Rechnung ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL
EDI, etwa EDIFACT	zwischen den Parteien vereinbartes Datenformat	E-Rechnung, wenn sich alle Pflichtangaben vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen
PDF, Scan, Papier	Rechnung ohne Datensatz	sonstige Rechnung

Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. Sie wurde für Rechnungen an Behörden entwickelt und gilt jetzt auch zwischen Unternehmen (BMF-FAQ, Fragen 7 und 15). Für die Praxis sind zwei weitere Regeln wichtig:

• Der Datensatz führt. Weichen bei ZUGFeRD die XML-Daten und das PDF voneinander ab, gilt der strukturierte Teil. Bis 2024 war es umgekehrt.
• Alle Pflichtangaben gehören in den Datensatz. Ein Verweis auf eine Anlage genügt nicht, ein Link auf ein externes Ziel auch nicht. Ergänzende Angaben wie Stundennachweise dürfen als Anhang mitgehen (BMF-Schreiben 2025, Rn. 35).

Formatfehler oder Inhaltsfehler: was das BMF-Schreiben 2025 klärt

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ergänzt das erste vom Oktober 2024 vor allem um drei Fehlerarten mit sehr verschiedenen Folgen.

• Formatfehler: Die Datei entspricht nicht der zulässigen Syntax. Dann ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Dabei ist es laut BMF „unerheblich, welcher Art die Formatfehler sind“ (Rn. 6a).
• Geschäftsregelfehler: Die Datei verstößt gegen die Prüfregeln des Formats, etwa weil Steuerbetrag und Steuersatz nicht zusammenpassen. Steuerlich zählt das nur, wenn eine Pflichtangabe betroffen ist. Ein leeres Feld „BT-10 Buyer reference“ ist „umsatzsteuerlich unbeachtlich“ (Rn. 35a).
• Inhaltsfehler: Eine Pflichtangabe fehlt oder ist falsch, etwa der Steuersatz. Dann ist die Rechnung nicht ordnungsmäßig, auch wenn die technische Prüfung nichts findet.

Die technische Prüfung von Format und Geschäftsregeln heißt Validierung. Auf ihr Ergebnis darf sich ein Unternehmer „bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns“ verlassen. Das BMF rät, den Validierungsbericht aufzubewahren. Die Prüfung des Inhalts ersetzt sie nicht.

Was passiert, wenn trotz Pflicht keine E-Rechnung kommt?

Dann fehlt dem Kunden eine ordnungsmäßige Rechnung. Nach dem BMF-Schreiben 2025 berechtigt eine sonstige Rechnung, wo eine E-Rechnung Pflicht war, „dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug“. Heilen lässt sich das mit einer nachgereichten E-Rechnung, die sich eindeutig auf die ursprüngliche bezieht. Ohne Berichtigung bleibt dem Kunden ein Nachweis auf anderem Weg; bei einer inhaltlich richtigen sonstigen Rechnung sieht das BMF die Voraussetzungen „regelmäßig erfüllt“.

Rechnen Sie trotzdem damit, dass Geschäftskunden nach dem Ende der Übergangsfristen auf E-Rechnungen bestehen, um ihren Vorsteuerabzug abzusichern. Wer gar keine Rechnung ausstellt, obwohl er muss, handelt zudem ordnungswidrig, die Geldbuße kann bis 5.000 Euro betragen (§ 26a UStG).

Umgekehrt gilt: Kann ein Kunde keine E-Rechnung empfangen oder verweigert er sie, hat er keinen Anspruch auf eine Rechnung auf Papier. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat, zum Beispiel mit einem Sendeprotokoll.

Empfang: was seit 2025 für alle gilt

Für den Empfang gibt es weder eine Übergangsfrist noch eine Ausnahme. Das BMF schreibt ausdrücklich, Kleinunternehmer seien zwar von der Ausstellung ausgenommen, „müssen aber dennoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen“ (BMF-FAQ, Frage 12). Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig.

Empfangen heißt auch lesen und aufbewahren. Für die XRechnung, die ohne Anzeigeprogramm kaum lesbar ist, bietet die Finanzverwaltung einen E-Rechnungs-Viewer bei ELSTER. Aufbewahren müssen Sie mindestens den strukturierten Teil, unversehrt in seiner ursprünglichen Form, acht Jahre lang (§ 14b UStG). Ein Ausdruck oder ein daraus erzeugtes PDF allein reicht nicht.

Wie weit die Unternehmen sind

Viele Betriebe werden knapp. In einer repräsentativen Bitkom-Umfrage unter 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten konnten im Frühjahr 2024 erst 45 Prozent E-Rechnungen empfangen. 55 Prozent nutzten für ausgehende Rechnungen zumindest teilweise E-Rechnungen (Bitkom). Neuere Zahlen dieser Art für die ganze Wirtschaft haben wir nicht gefunden.

Aktueller ist eine Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks unter 1.926 Betrieben vom Januar und Februar 2026 (ZDH). 37 Prozent stellen dort bereits selbst E-Rechnungen aus. Von den übrigen plant knapp die Hälfte die Einführung erst für das zweite Halbjahr 2027. Zugleich lagen 44 Prozent der Befragten 2025 über 800.000 Euro Umsatz. Wer 2026 über dieser Grenze liegt, ist mit einem Start im Jahr 2027 zu spät.

Auch der Empfang läuft holprig. 66 Prozent der Betriebe verarbeiten E-Rechnungen von Hand weiter, nur 8 Prozent automatisiert. 31 Prozent berichten, dass sich Rechnungsangaben schlecht auslesen lassen, 19 Prozent von Abweichungen zwischen Datensatz und PDF. Knapp die Hälfte empfindet den Aufwand höher als bei PDF-Rechnungen.

Automatisch verarbeiten müssen Sie E-Rechnungen nicht (BMF-FAQ, Frage 9). Der Nutzen entsteht aber erst, wenn der Datensatz ohne Abtippen in Prüfung, Buchung und Freigabe läuft. Wie das geht und ab welcher Menge es sich rechnet, zeigt unser Ratgeber Rechnungsverarbeitung automatisieren. Ein Beispiel aus unserer Arbeit ist das Invoice Intelligence System aus dem Industriehandel. Es liest Lieferantenrechnungen aus, gleicht sie mit Bestellungen und Stammdaten ab und leitet nur Auffälligkeiten an einen Menschen weiter. Wo KI darüber hinaus im Mittelstand trägt, ordnet unser Leitfaden KI im Mittelstand ein.

Sonderfälle, die oft übersehen werden

Drei Fälle regelt das BMF ausdrücklich, und sie kommen in vielen Betrieben vor.

• Gutschriften und § 13b UStG: Die Pflicht gilt auch für Gutschriften, die der Kunde ausstellt, und für Rechnungen, bei denen der Kunde die Steuer schuldet, wenn beide im Inland ansässig sind (BMF-Schreiben 2025, Rn. 17).
• Bauleistungen: Im strukturierten Teil genügen derzeit die einzelnen Gewerke mit ihren Summen. Die genaue Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis gehört in eine lesbare Anlage, auf die der Datensatz eindeutig verweist (BMF-FAQ, Frage 7b).
• Anzahlungen über den Stichtag: Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Stichtag erteilt werden, müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung später folgen.

Grenzen und Risiken

Dieser Ratgeber gibt den Stand vom Oktober 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung. An einigen Stellen bleibt Unsicherheit.

• Die Regeln können sich ändern. Später soll ein Meldesystem folgen, über das bestimmte Rechnungsangaben zeitnah an die Finanzverwaltung gehen. Die heutigen Regeln werden laut BMF dann „überprüft und gegebenenfalls angepasst“.
• Software setzt die Norm uneinheitlich um. Der ZDH führt die Probleme beim Empfang vor allem auf Programme zurück, die die Norm nicht korrekt umsetzen. Testen Sie Ihre E-Rechnungen deshalb mit Ihren wichtigsten Kunden, bevor die Pflicht greift.
• Bei ZUGFeRD zählt, was der Kunde nicht sieht. Laufen XML und PDF auseinander, gilt der Datensatz. Ein grünes Prüfergebnis sagt zudem nichts darüber, ob Steuersatz und Leistungsbeschreibung stimmen.
• Sonderfälle brauchen Beratung. Organschaften, Leistungen mit Auslandsbezug, gemischt steuerpflichtige und steuerfreie Umsätze oder der Jahreswechsel 2026 auf 2027 sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären.

Ihr nächster Schritt: sechs Aufgaben bis zum 31. Dezember

1. Umsatz 2026 hochrechnen. Netto, nach Zahlungseingang, mit allen Kunden. Liegen Sie knapp darunter, planen Sie trotzdem für 2027.
2. Ausgangsrechnungen sortieren. Welcher Anteil geht an Geschäftskunden im Inland, welcher an Privatkunden, ins Ausland oder fällt unter eine Ausnahme?
3. Software prüfen. Erzeugt Ihr Programm XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in einem zulässigen Profil? Validieren Sie einige Testrechnungen und schicken Sie sie an zwei große Kunden.
4. Dezember abrechnen. Stellen Sie Rechnungen für Leistungen aus 2026 bis zum 31. Dezember aus oder gleich als E-Rechnung.
5. Empfang und Archiv sichern. Postfach festlegen, Anzeigeprogramm bereitstellen, den XML-Datensatz unverändert acht Jahre ablegen.
6. Kunden und Lieferanten informieren. Nennen Sie die Adresse für E-Rechnungen und das Format, das Sie schicken werden.

Häufige Fragen

Wie lange sind PDF-Rechnungen an Geschäftskunden noch erlaubt?

Für alle Unternehmen bis zum 31. Dezember 2026, und nur mit Zustimmung des Empfängers. Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf für Leistungen aus 2027 noch bis Ende 2027 PDF-Rechnungen schicken. Danach bleibt das PDF nur in Ausnahmen zulässig, etwa bei Kleinbetragsrechnungen, bei Kleinunternehmern oder bei Rechnungen an Privatkunden.

Muss ich schon 2026 E-Rechnungen ausstellen?

Nein. 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen und mit Zustimmung des Empfängers PDF-Rechnungen schicken. Eine E-Rechnung an ein anderes inländisches Unternehmen dürfen Sie aber schon jetzt ohne dessen Zustimmung senden, denn der Empfänger muss sie annehmen können. So testen Sie Ihre Software vor dem Stichtag mit echten Kunden.

Müssen E-Rechnungen auch bei Barzahlung ausgestellt werden?

Ja, für bar bezahlte Leistungen gelten keine besonderen Regeln. Das BMF nennt als Beispiele ein Geschäftsessen im Restaurant oder einen Materialeinkauf im Baumarkt über 250 Euro, sobald keine Übergangsregel mehr greift. Möglich ist, vor Ort einen Kassenbeleg auszugeben und ihn später durch eine E-Rechnung per E-Mail zu berichtigen.

Brauchen Unternehmen für E-Rechnungen eine Leitweg-ID?

Zwischen Unternehmen nicht. Die Leitweg-ID braucht nur, wer eine E-Rechnung an eine Behörde schickt. Verlangt ein Format im Feld BT-10 trotzdem eine Angabe, genügt umsatzsteuerlich ein Platzhalter, etwa ein Bindestrich.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Vereine?

Ja, soweit ein Verein unternehmerisch tätig ist. Dann muss er E-Rechnungen empfangen und selbst ausstellen, sofern keine Ausnahme oder Übergangsfrist greift. Für den nichtunternehmerischen Bereich muss er weder E-Rechnungen empfangen noch ausstellen.

Quellen

1. § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
2. § 27 UStG: Allgemeine Übergangsvorschriften (Absatz 38: Übergang zur E-Rechnung)
3. § 19 UStG: Besteuerung der Kleinunternehmer, Gesamtumsatz
4. § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge
5. § 34 UStDV: Fahrausweise als Rechnungen
6. § 34a UStDV: Rechnungen für Kleinunternehmer
7. § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
8. § 26a UStG: Bußgeldvorschriften
9. § 10 UStG: Bemessungsgrundlage
10. Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026)
11. Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung
12. Bitkom: Weniger als die Hälfte deutscher Unternehmen empfängt E-Rechnungen (Dezember 2024)
13. ZDH: Umfrageergebnisse E-Rechnung (Mai 2026)
14. ZDH kompakt: Verschiebung der E-Rechnungspflicht auf den 1. Januar 2028
15. KoSIT: Standard XRechnung
16. FeRD: Standard ZUGFeRD
17. ELSTER: E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung

Robin Traudt Co-Founder, 21Layer

Robin Traudt bringt mit 21Layer künstliche Intelligenz dorthin, wo sie im Mittelstand den größten Unterschied macht: in Abläufe, Daten und Entscheidungen. Die Beiträge übersetzen Technik, Zahlen und Rechtslage in klare nächste Schritte für Unternehmen.

Recherchiert mit unseren eigenen KI-Werkzeugen, inhaltlich verantwortet von Robin Traudt.