Workflow-Automatisierung: Werkzeuge und Kosten im Vergleich

Workflow-Automatisierung bedeutet: Ein wiederkehrender Ablauf zwischen Ihren Programmen läuft nach festen Regeln von selbst, vom Auslöser bis zum Ergebnis. Menschen greifen nur noch bei Ausnahmen ein. Was das kostet, hängt weniger vom Werkzeug ab als davon, was es zählt: einzelne Aktionen, Module oder ganze Durchläufe. Wir haben denselben Workflow mit acht Schritten nach den Regeln von Zapier, Make und n8n durchgerechnet. Bei 20.000 Durchläufen im Monat liegen die Listenpreise zwischen rund 100 und rund 440 Euro. Bei 1.000 Durchläufen sind es 8 bis 79 Euro, und dann zählen ganz andere Fragen.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf mit festen Schritten. Workflow-Automatisierung überträgt diese Schritte an Software, die Ihre Programme über Schnittstellen verbindet. Jeder automatisierte Workflow besteht aus denselben Bausteinen:

• Auslöser: das Ereignis, das den Ablauf startet, etwa ein neues Formular, eine E-Mail oder eine feste Uhrzeit.
• Aktionen: die Schritte, die Daten lesen, anlegen, ändern oder verschicken.
• Bedingungen: Regeln, an denen sich der Weg verzweigt, zum Beispiel „neuer Kontakt“ oder „bekannter Kontakt“.
• Fehlerweg: was passiert, wenn ein Schritt scheitert, und wer davon erfährt.

Der Begriff ist enger als Prozessautomatisierung. Ein Geschäftsprozess wie der Auftragseingang besteht oft aus mehreren Workflows, dazu kommen Texterkennung, KI oder Software-Roboter. Den Überblick über alle Techniken gibt unser Grundlagenartikel zur Prozessautomatisierung. Abzugrenzen ist auch der KI-Agent: Ein Workflow folgt einem vorgegebenen Weg, ein Agent wählt den nächsten Schritt selbst. Wann sich welcher lohnt, steht im Vergleich KI-Agenten erstellen.

Vier Wege zum automatisierten Workflow

Für die meisten Unternehmen kommen vier Wege in Frage. Sie unterscheiden sich darin, wer baut, wer betreibt und wie abgerechnet wird.

1. Automatisierungen in vorhandener Software. CRM, Ticketsystem oder Buchhaltung bringen oft eigene Regeln mit. Sie kosten nichts extra, enden aber an der Grenze des Programms.
2. Integrationsplattformen als Dienst. Zapier, Make oder n8n Cloud verbinden viele Anwendungen über fertige Bausteine. Gebaut wird im Browser, oft von der Fachabteilung selbst. Abgerechnet wird nach Nutzung.
3. Selbst betriebene Plattform. n8n gibt es auch als Community Edition für eigene Server. Die Lizenz kostet nichts, Betrieb und Sicherheit liegen bei Ihnen.
4. Eigene Entwicklung. Ihre IT oder ein Dienstleister programmiert die Verbindungen. Das kostet zuerst mehr, passt dafür genau zum Ablauf und hängt an keinem Preismodell. Diesen Weg gehen wir bei 21Layer, er ist aber nicht immer der richtige. Was eine Maßanfertigung kostet und wann sie sich rechnet, zeigt der Ratgeber zur individuellen Softwareentwicklung.

Einen Sonderfall bildet Power Automate von Microsoft. Es rechnet nicht nach Durchläufen ab, sondern pro Person oder pro Ablauf. Die Lizenz Premium kostet 13 Euro je Nutzer und Monat, Process 130 Euro je Bot und Monat, jeweils bei jährlicher Zahlung und zuzüglich Steuer (Microsoft). Mit Premium darf ein Nutzer bis zu 40.000 Anfragen in 24 Stunden stellen, und jede Aktion eines Ablaufs zählt als Anfrage, auch eine fehlgeschlagene (Microsoft Learn). Wer ohnehin in Microsoft 365 arbeitet, findet hier oft den naheliegenden Einstieg.

Was die Werkzeuge zählen: Aktionen, Module oder Durchläufe

Die Preislisten sehen ähnlich aus, sie messen aber Verschiedenes. Für die Kosten ist das der wichtigste Unterschied.

• Zapier zählt Tasks. Ein Task ist jede erfolgreiche Aktion. Auslöser, Filter, Verzweigungen und Formatierungsschritte zählen nicht (Zapier). Eine Suche kostet einen Task, wenn der Ablauf auch ohne Treffer weiterlaufen soll.
• Make zählt Credits. Jeder Modullauf kostet einen Credit, auch der Auslöser, und zwar bei jeder Prüfung auf neue Daten (Make). Ausgenommen sind der Router, der den Weg verzweigt, und die Module zur Fehlerbehandlung (Make).
• n8n zählt Ausführungen. Eine Ausführung ist ein kompletter Durchlauf, egal wie viele Schritte er hat (n8n).

Was das bedeutet, zeigt ein typischer Workflow aus dem Vertrieb. Eine Anfrage kommt über das Webformular und landet als Aufgabe beim zuständigen Vertriebler. Dazwischen liegen acht Schritte.

Je Durchlauf fallen also 5 Tasks bei Zapier an, 7 Credits bei Make und 1 Ausführung bei n8n. Make berechnet Auslöser und Formatierung, Zapier nicht. Dafür ist ein Credit bei Make deutlich billiger als ein Task bei Zapier, wie das Rechenmodell zeigt.

Rechenmodell: derselbe Workflow bei 300, 1.000 und 20.000 Durchläufen

Für das Rechenmodell haben wir die Einheiten je Durchlauf mit der Zahl der Durchläufe im Monat multipliziert und die kleinste passende Stufe aus der Preisliste gewählt. Alle Preise sind Listenpreise ohne Steuer, Stand 21. Oktober 2026. Dollarpreise sind zum Referenzkurs der EZB vom 20. Oktober 2026 umgerechnet: 1 Euro entsprach 1,1215 Dollar.

Bei 20.000 Durchläufen im Monat sieht das so aus:

Werkzeug und Stufe	Gezählt im Monat	Listenpreis im Monat
Zapier Professional	100.000 Tasks	489 $, rund 436 €
Make Core, Stufe 150.000	140.000 Credits	113,85 $, rund 102 €
n8n Cloud Pro, Stufe 50.000	20.000 Ausführungen	rund 121 €
n8n Community, selbst betrieben	ohne Grenze	0 € Lizenz, dazu Server und Pflege

Zur Herkunft der Preise: Zapier (Preisliste) und n8n nennen Preise bei jährlicher Zahlung. Bei monatlicher Zahlung kosten dieselben Stufen bei Zapier 50 Prozent mehr, bei n8n 20 Prozent mehr. Make nennt für 10.000 Credits einen Einstiegspreis von 9 Dollar im Monat (Make), den Preis für 150.000 Credits im Tarif Core in seinem Hilfecenter. Die Stufen dazwischen zeigt Make nur im Preisrechner. Aus dem Modell folgen drei Lehren.

Bei kleinen Mengen ist der Preis fast egal

Bei 300 Durchläufen kosten alle drei Plattformen zwischen 8 und 35 Euro im Monat, bei 1.000 Durchläufen höchstens 79 Euro. Dem steht die Arbeitszeit gegenüber. Nehmen wir an, eine Anfrage von Hand ins CRM zu übertragen, zuzuweisen und zu bestätigen dauert 4 Minuten. Bei 1.000 Anfragen sind das rund 67 Stunden im Monat. Eine Arbeitsstunde kostete Unternehmen 2025 im Schnitt 45 Euro (Statistisches Bundesamt). Das ergibt rund 3.000 Euro Arbeitszeit im Monat. Wählen Sie bei solchen Mengen nach Bedienung, Datenstandort und Fehlerbehandlung, nicht nach der Lizenz.

Jeder zusätzliche Schritt kostet mit, außer bei n8n

Workflows wachsen. Kommen zu den acht Schritten vier weitere Aktionen dazu, etwa eine Prüfung der Firmendaten und ein Termin im Kalender, steigt der Verbrauch bei Zapier von 5 auf 9 Tasks je Durchlauf. Das sind 80 Prozent mehr. Bei Make werden es 11 statt 7 Credits, ein Plus von 57 Prozent. Bei n8n bleibt es bei einer Ausführung. Bei 20.000 Durchläufen rutscht Zapier damit in die Stufe mit 200.000 Tasks und kostet 769 statt 489 Dollar im Monat.

Auch der Auslöser zählt. Prüft ein Ablauf im festen Takt, ob neue Daten da sind, kostet bei Make jede Prüfung einen Credit. Wer alle 15 Minuten nachsieht, verbraucht dafür rund 2.900 Credits im Monat, auch wenn nichts kommt. Bei n8n zählt jeder geplante Lauf als Ausführung, bei einem Takt von 5 Minuten laut n8n etwa 8.600 bis 8.900 im Monat. Bei Zapier kostet das Nachsehen nichts. Am sparsamsten ist überall ein Webhook, also eine direkte Meldung der Quelle: Er startet den Ablauf nur, wenn wirklich etwas passiert.

Selbst betreiben spart die Lizenz, nicht die Arbeit

Die Community Edition von n8n kostet keine Lizenz. Ein kleiner Cloud-Server beim deutschen Anbieter Hetzner kostet ab 6,49 Euro netto im Monat (Hetzner). Dazu kommen Updates, Sicherungen, Überwachung und Absicherung. Setzen Sie dafür nur zwei Stunden im Monat an, sind das zum Durchschnittssatz von 45 Euro schon 90 Euro. Das ist mehr als n8n Cloud Pro mit 10.000 Ausführungen für 50 Euro.

Wer selbst betreibt und zentrale Anmeldung (Single Sign-on), Versionierung mit Git oder getrennte Umgebungen braucht, landet beim Tarif Business für 667 Euro im Monat (n8n). Eigener Betrieb lohnt sich deshalb vor allem, wenn Daten Ihr Haus nicht verlassen dürfen oder die Mengen sehr groß sind.

Welches Werkzeug passt zu Ihrem Workflow?

Fünf typische Lagen ordnen fast jeden Fall ein. Entscheidend sind Ihre eigenen Zahlen: Schritte je Durchlauf und Durchläufe im Monat.

Ihre Lage	Passt meist	Darauf achten
Sie arbeiten fast nur in Microsoft 365	Power Automate	Premium-Connectors nur mit Premium-Lizenz
Wenige Durchläufe, viele verschiedene Anwendungen	Zapier oder Make	Kosten steigen mit jedem Schritt
Viele Durchläufe oder lange Abläufe	n8n Cloud	etwas technisches Wissen nötig
Daten müssen im eigenen Haus bleiben	n8n selbst betrieben oder eigene Entwicklung	Betrieb und Sicherheit liegen bei Ihnen
Kernprozess mit eigener Logik und vielen Ausnahmen	eigene Entwicklung	höhere Startkosten, dafür volle Kontrolle

Die Wege schließen sich nicht aus. Viele Unternehmen lassen Standardabläufe auf einer Plattform laufen und bauen nur den Kernprozess selbst. Wichtig ist, dass jemand den Überblick behält, welcher Ablauf wo läuft.

Datenschutz: Wo Ihre Daten verarbeitet werden

Workflows transportieren fast immer personenbezogene Daten, etwa Namen und E-Mail-Adressen aus Anfragen. Die Plattform verarbeitet sie dann in Ihrem Auftrag, und Sie brauchen einen Vertrag nach Artikel 28 DSGVO. Genauso wichtig ist, wo die Daten liegen:

• Zapier speichert Daten auf Servern von AWS in den USA. Eine reine Datenhaltung in der EU bietet Zapier nicht an. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework, für das Zapier zertifiziert ist (Zapier).
• Make lässt Sie beim Anlegen einer Organisation zwischen einem Rechenzentrum in der EU und einem in den USA wählen. Später ändern lässt sich das nicht (Make).
• n8n Cloud speichert Daten auf Servern in Frankfurt (n8n). Selbst betrieben liegen sie dort, wo Sie n8n installieren.

Das Data Privacy Framework beruht auf einem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023. Das Gericht der EU hat ihn im September 2025 bestätigt. Die beiden Vorgänger hatte der Europäische Gerichtshof allerdings für ungültig erklärt (Gericht der EU). Wer Abläufe mit Kundendaten über US-Dienste führt, sollte deshalb wissen, wie er notfalls umzieht. Die Bewertung im Einzelfall gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Grenzen und Risiken

Workflow-Automatisierung hat drei typische Schwachstellen.

Stille Fehler. Ändert ein Programm ein Feld oder ist eine Schnittstelle kurz nicht erreichbar, bricht der Ablauf ab. Bemerkt das niemand, bleiben Anfragen liegen. Alle drei Plattformen bieten Fehlerwege, etwa Fehlerpfade in Zapier, Module zur Fehlerbehandlung in Make oder eigene Fehler-Workflows in n8n. Sie nützen nur, wenn die Meldung bei einer zuständigen Person ankommt. Bei Zapier kosten übrigens auch die Schritte im Fehlerpfad und jeder erneut ausgeführte Schritt Tasks.

Wildwuchs. Weil jeder im Browser Workflows bauen kann, entstehen Abläufe in persönlichen Konten, die niemand dokumentiert. Verlässt die Person das Unternehmen, weiß keiner mehr, was läuft. Legen Sie fest, wer Workflows bauen darf, in welchem Konto und wo sie beschrieben sind.

Abhängigkeit vom Preismodell. Anbieter ändern ihre Regeln. Make hat 2025 von Operationen auf Credits umgestellt. Seit November 2025 kosten zusätzlich gekaufte Credits 25 Prozent mehr als die im Tarif enthaltenen (Make). Wer viele Abläufe auf einer Plattform hat, wechselt nicht schnell. Halten Sie die Logik deshalb schlank und dokumentieren Sie sie außerhalb des Werkzeugs.

Und nicht jeder Ablauf gehört in einen Workflow. Wo es auf Urteil ankommt, etwa bei einer Reklamation oder einer Kulanzfrage, sollte der Workflow an einen Menschen übergeben.

So starten Sie mit Workflow-Automatisierung

1. Einen Ablauf wählen. Gut geeignet ist, was oft vorkommt, festen Regeln folgt und Daten zwischen mehreren Programmen bewegt.
2. Den Ablauf aufschreiben. Auslöser, jeder Schritt, jede Ausnahme. Zählen Sie die Schritte je Durchlauf und die Durchläufe im Monat.
3. Mit beiden Zahlen rechnen. Multiplizieren Sie wie im Rechenmodell und vergleichen Sie die Tarife, auch für doppelt so viele Schritte.
4. Datenstandort klären. Welche personenbezogenen Daten laufen durch, und wo dürfen sie verarbeitet werden?
5. Fehlerweg festlegen. Wer erfährt von einem Abbruch, und wer kümmert sich? Erst dann geht der Workflow live.
6. Nach vier Wochen messen. Wie viele Durchläufe liefen ohne Eingriff, wie viele Fehler gab es?

Wird ein Ablauf zum Kern Ihres Geschäfts, reicht eine Kette einzelner Workflows oft nicht mehr. Ein Beispiel ist unsere CRM + Lead-Gen-Automatisierung für den B2B-Vertrieb. Vorher wurden Leads von Hand weitergeleitet, in Postfächern und Tabellen verwaltet und zu spät ins CRM übertragen. Heute erfasst, bewertet und sortiert ein eigenes System jeden Lead automatisch. Wenn Sie Ihren Ablauf einmal mit uns durchrechnen möchten, sprechen Sie uns im Erstgespräch an.

Häufige Fragen

Sind Power Automate und Workflows das Gleiche?

Nein. Ein Workflow ist der Arbeitsablauf selbst, Power Automate ist das Werkzeug von Microsoft, mit dem Sie ihn automatisieren. Verwirrend ist Microsoft Teams: Dort heißt die App von Power Automate inzwischen „Workflows“. Wer in Teams einen Workflow anlegt, nutzt also Power Automate.

Was ist ein elektronischer Workflow?

Ein Ablauf, bei dem Aufgaben und Dokumente digital von Station zu Station gehen statt auf Papier, etwa ein Urlaubsantrag oder eine Rechnungsfreigabe. Elektronisch heißt aber noch nicht automatisiert: Oft klickt weiter ein Mensch jeden Schritt an. Automatisiert ist der Ablauf erst, wenn die Software die Schritte selbst ausführt und Menschen nur noch entscheiden.

Brauche ich für Workflow-Automatisierung Programmierkenntnisse?

Für einfache Abläufe mit fertigen Bausteinen nicht. Sobald Daten umgeformt, eigene Schnittstellen angesprochen oder Fehler sauber abgefangen werden müssen, hilft technisches Wissen deutlich. Wer eine Plattform auf eigenen Servern betreibt, braucht es auf jeden Fall, für Installation, Updates und Absicherung.

Kann ein Workflow auch KI nutzen?

Ja. Alle drei Plattformen bieten Bausteine, die ein Sprachmodell aufrufen, etwa um eine Anfrage einzuordnen oder eine Antwort zu entwerfen. Diese Schritte kosten oft mehr als normale Aktionen: Bei Zapier hängt der Verbrauch von der gewählten Modellstufe ab, bei Make verbrauchen manche KI-Module 2 oder 10 Credits statt einem. Rechnen Sie KI-Schritte deshalb gesondert durch.

Was ist ein deutsches Wort für Workflow?

Am genauesten trifft es „Arbeitsablauf“. In Verwaltung und Büro ist auch von Vorgang oder Vorgangsbearbeitung die Rede. Im Alltag und in den Werkzeugen selbst hat sich der englische Begriff durchgesetzt, deshalb spricht man meist von Workflow-Automatisierung.

Quellen

1. Zapier Help Center: How is task usage measured in Zapier?
2. Zapier: Pricing (Stufen der Tarife Professional und Team) abgerufen am 21.10.2026
3. Zapier: Data Privacy Overview
4. Make Help Center: Operations
5. Make Help Center: Credits
6. Make: Pricing & Subscription Packages (Ausnahmen bei der Zählung) abgerufen am 21.10.2026
7. Make: Make vs N8N in 2026 (Einstiegspreis 9 $ für 10.000 Credits) Anbieterseite
8. Make Help Center: Change your subscription (Preis Core mit 150.000 Credits)
9. Make Help Center: Adjustments to plans and pricing (6. November 2025)
10. Make Help Center: Organizations (Rechenzentrum EU oder USA)
11. n8n: Pricing abgerufen am 21.10.2026
12. Microsoft: Power Automate Preise abgerufen am 21.10.2026
13. Microsoft Learn: Requests limits and allocations (Power Platform)
14. Microsoft Learn: Install the Workflows app in Microsoft Teams
15. Hetzner: Cloud-Server abgerufen am 21.10.2026
16. Statistisches Bundesamt: Eine Arbeitsstunde kostete im Jahr 2025 durchschnittlich 45,00 Euro (Pressemitteilung Nr. 148 vom 29. April 2026)
17. Europäische Zentralbank: Euro-Referenzkurs US-Dollar Kurs vom 20.10.2026
18. Gericht der EU: Pressemitteilung Nr. 106/25 vom 3. September 2025, Rechtssache T-553/23 Latombe / Kommission
19. Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, Artikel 28 (EUR-Lex)

Markus Tozman Co-Founder, 21Layer

Markus Tozman baut mit 21Layer KI-Lösungen, die in Unternehmen wirklich ankommen: maßgeschneidert, verlässlich und vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb begleitet. Die Beiträge zeigen, was heute schon zuverlässig funktioniert, was es kostet und wie der Einstieg gelingt.

Recherchiert mit unseren eigenen KI-Werkzeugen, inhaltlich verantwortet von Markus Tozman.