ZUGFeRD erklärt: Aufbau, Profile und Musterrechnung

ZUGFeRD ist ein Format für E-Rechnungen: eine PDF-Datei, in die ein XML-Datensatz mit allen Rechnungsangaben eingebettet ist. Menschen lesen das PDF, Programme den Datensatz. Steuerlich zählt seit 2025 der Datensatz. Als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Aktuell ist Version 2.5.2, gültig seit dem 1. September 2026. Dieser Ratgeber zerlegt eine offizielle Musterrechnung Feld für Feld, zeigt, welches Profil Sie brauchen und wie Sie eingehende ZUGFeRD-Rechnungen prüfen.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steckt zwei Fassungen derselben Rechnung in eine Datei: ein lesbares PDF und einen maschinenlesbaren Datensatz. Der Name steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Forum (FeRD) entwickelt das Format gemeinsam mit dem französischen Partner FNFE-MPE, dort heißt es Factur-X. Technisch sind beide identisch.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus drei Teilen (FeRD-FAQ):

• Sichtteil: ein PDF im Archivformat PDF/A-3. Es sieht aus wie jede andere PDF-Rechnung.
• Datensatz: eine XML-Datei in der Syntax Cross Industry Invoice (CII) der Vereinten Nationen. Sie hängt als Anlage im PDF und heißt factur-x.xml, im Profil XRECHNUNG xrechnung.xml.
• Metadaten: Angaben im PDF, die Programmen sagen, welche Anlage die Rechnung ist und welches Profil sie nutzt.

ZUGFeRD ist also keine Software, sondern eine Spezifikation. Erzeugen, prüfen und verarbeiten müssen Programme, die das Format umsetzen.

Seit 2025 gilt der Datensatz, nicht das PDF

Bis Ende 2024 ging bei Abweichungen der Bildteil vor. Seit dem 1. Januar 2025 ist es umgekehrt: Das eingebettete XML ist die Rechnung, das PDF nur eine lesbare Kopie. Die IHK Köln fasst das BMF-Schreiben vom Oktober 2025 so zusammen: „Der strukturierte Teil gilt als führend.“ Abweichungen zwischen XML und PDF können den Vorsteuerabzug gefährden (IHK Köln).

Wer eine ZUGFeRD-Rechnung nur am Bildschirm ansieht und abhakt, prüft deshalb womöglich die falsche Fassung.

Eine ZUGFeRD-Rechnung Feld für Feld

Jede Pflichtangabe aus § 14 Abs. 4 UStG hat im Datensatz ein festes Feld. Die Felder stammen aus der europäischen Norm EN 16931 und tragen Nummern wie BT-1 (BT steht für Business Term). Wir zeigen das an der offiziellen Musterrechnung „Einfach“ aus dem Beispielpaket des FeRD zu Version 2.5.2, Profil EN 16931.

Die Rechnung ist kurz: Die Lieferant GmbH aus München berechnet der Kunden AG Mitte in Frankfurt am 5. März 2026 zwei Positionen, eine zu 19 und eine zu 7 Prozent Umsatzsteuer. Netto sind es 473,00 Euro, die Steuer beträgt 56,87 Euro, zu zahlen sind 529,87 Euro.

Die Tabelle ordnet jede Pflichtangabe ihrem Feld zu. Grundlage ist die gemeinsame Empfehlung der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) und des FeRD (Pflichtangaben gemäß UStG, Stand Juli 2025).

Pflichtangabe (§ 14 Abs. 4 UStG)	Feld (EN 16931)	Wert in der Musterrechnung
Nr. 1: Name und Anschrift des Ausstellers	BT-27, BT-35 bis BT-40	Lieferant GmbH, Lieferantenstraße 20, 80333 München
Nr. 1: Name und Anschrift des Empfängers	BT-44, BT-50 bis BT-55	Kunden AG Mitte, Kundenstraße 15, 69876 Frankfurt
Nr. 2: Steuernummer oder USt-IdNr.	BT-32 oder BT-31	201/113/40209 und DE136695976
Nr. 3: Ausstellungsdatum	BT-2	20260305
Nr. 4: Rechnungsnummer	BT-1	471102
Nr. 5: Menge und Art	BT-129, BT-153	20 Trennblätter A4, 50 Joghurt Banane
Nr. 6: Zeitpunkt der Lieferung	BT-72, bei Zeiträumen BG-14	20260305
Nr. 7: Entgelt je Steuersatz	BT-116	198,00 € zu 19 %, 275,00 € zu 7 %
Nr. 7: vereinbarte Minderung	BT-20	„3% Skonto innerhalb 10 Tagen“
Nr. 8: Steuersatz und Steuerbetrag	BT-119, BT-117	37,62 € zu 19 %, 19,25 € zu 7 %

Beim Lesen des Datensatzes fallen vier Dinge auf, die in kaum einer Kurzbeschreibung stehen:

• Datum ohne Punkte. Alle Datumsangaben stehen im Format JJJJMMTT, gekennzeichnet mit format="102".
• Steuernummer und USt-IdNr. tragen Kennzeichen. Die Steuernummer steht mit schemeID="FC" im Datensatz, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit schemeID="VA". Die Musterrechnung enthält beide.
• Skonto ist nur Text. In den Profilen BASIC und EN 16931 gibt es dafür kein strukturiertes Feld, nur Freitext in BT-20. Strukturiert geht es im Profil EXTENDED, im Profil XRECHNUNG über eine feste Schreibweise im Text (FeRD-FAQ). Wer Skontofristen automatisch überwachen will, muss diesen Text auslesen.
• Nicht nur Umsatzsteuer. Auch Geschäftsführer und Handelsregister stehen im Datensatz, als Hinweis mit dem Code REG.

Welche ZUGFeRD-Profile als E-Rechnung zählen

Vier der sechs Profile erfüllen die E-Rechnungspflicht: BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Laut Bundesfinanzministerium erfüllen „XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)“ die Voraussetzungen (BMF-FAQ). Das Profil legt fest, wie viel der Datensatz enthält.

• MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen. FeRD nennt sie „Buchungshilfe“, steuerlich sind sie keine E-Rechnung.
• BASIC deckt einfache Rechnungen mit Positionen ab, als Teilmenge der Norm.
• EN 16931 (früher COMFORT) bildet die Norm vollständig ab. FeRD empfiehlt dieses Profil und der Empfänger muss es verarbeiten können.
• EXTENDED erweitert die Norm, etwa um mehrere Lieferungen und Lieferorte, strukturierte Zahlungsbedingungen und weitere Angaben je Position. Es ist zulässig, muss laut FeRD aber vorher mit dem Empfänger vereinbart werden.
• XRECHNUNG bettet eine XRechnung in CII-Syntax in das PDF ein. Sie muss der jeweils gültigen XRechnung-Version entsprechen. Laut FeRD bedient so ein einziger Ablauf Geschäftskunden und Behörden.

So erkennen Sie das Profil einer Rechnung

Das Profil steht ganz oben im Datensatz, im Feld BT-24 (GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter). Die Kennungen der fünf Datenprofile lauten:

MINIMUM   urn:factur-x.eu:1p0:minimum
BASIC WL  urn:factur-x.eu:1p0:basicwl
BASIC     urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:basic
EN 16931  urn:cen.eu:en16931:2017
EXTENDED  urn:cen.eu:en16931:2017#conformant#urn:factur-x.eu:1p0:extended

Beim Profil XRECHNUNG enthält die Kennung den Teil xeinkauf.de:kosit:xrechnung. Endet sie auf minimum oder basicwl, haben Sie eine Buchungshilfe vor sich, aber keine E-Rechnung.

Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?

Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026, gültig seit dem 1. September 2026 und gleichlautend mit Factur-X 1.09.2 (FeRD). Für die E-Rechnung zählt aber nicht die neueste Version, sondern die Mindestversion 2.0.1. ZUGFeRD-Spezifikationen haben laut FeRD „kein Ablaufdatum“. Die Ausnahme ist das Profil XRECHNUNG, das der gültigen XRechnung-Spezifikation folgen muss.

Version	Veröffentlicht	Was zählt
1.0	Juni 2014	erste Fassung, keine E-Rechnung im Sinne des UStG
2.0.1	Oktober 2019	Mindestversion für die E-Rechnung
2.4	Dezember 2025	Unterpositionen, Anpassung an das BMF-Schreiben 2025, in Kraft seit 15. Januar 2026
2.5	Juni 2026	neue Codelisten, Anforderungen der französischen E-Rechnungsreform
2.5.2	August 2026	Korrekturen im Profil EXTENDED, gültig seit 1. September 2026

Quellen: FeRD-Versionsarchiv, Meldung zu Version 2.4, Release in zwei Schritten.

Für Ihre Software heißt das: Eine Rechnung im Profil EN 16931 nach Version 2.2 bleibt eine gültige E-Rechnung. Ein Update lohnt sich trotzdem, wenn Sie neue Funktionen brauchen, etwa Unterpositionen. Das nächste Release ist für Herbst 2026 angekündigt und soll Bruttorechnungen unterstützen.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931 und sind als E-Rechnung zugelassen. Der Unterschied liegt im Aufbau:

Merkmal	ZUGFeRD	XRechnung
Aufbau	PDF/A-3 mit eingebettetem XML	nur XML
Lesbar ohne Zusatzprogramm	ja, über das PDF	nein, braucht ein Anzeigeprogramm
Syntax	CII	CII oder UBL
Herausgeber	FeRD mit FNFE-MPE	KoSIT
Ältere Versionen	ab 2.0.1 weiter zulässig	nur die aktuelle Version

In der Praxis ist ZUGFeRD verbreiteter, zumindest im Handwerk. In einer Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks unter 1.926 Betrieben stellten 37,1 Prozent bereits E-Rechnungen aus. Von ihnen nutzen 73,5 Prozent ZUGFeRD und 43,8 Prozent XRechnung, Mehrfachnennungen waren möglich (ZDH-Umfrage, Januar und Februar 2026). Ein naheliegender Grund: Kunden ohne passende Software können das PDF trotzdem lesen.

Welches Format Sie nutzen, ist Sache der Vereinbarung mit Ihren Kunden. Eine einfache Regel: Bei gemischter Kundschaft ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 der sichere Standard. Verlangt ein Kunde ausdrücklich XRechnung, liefern Sie XRechnung oder ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG. Ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, zeigt unser Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen: worauf es ankommt

Die meisten Unternehmen erzeugen ZUGFeRD mit ihrer Rechnungs- oder ERP-Software. Prüfen Sie dort drei Einstellungen:

1. Version: mindestens 2.0.1, besser eine aktuelle.
2. Profil: EN 16931, außer Sie haben mit dem Kunden EXTENDED oder XRECHNUNG vereinbart. Nie MINIMUM oder BASIC WL.
3. Inhalt: Alle Pflichtangaben müssen im Datensatz stehen, nicht nur im PDF. Die Tabelle oben dient als Prüfliste.

Wer selbst entwickelt, bekommt beim FeRD das Infopaket kostenlos, mit Spezifikation, Schemas, Prüfregeln und Musterrechnungen je Profil. Ein XML einfach an ein beliebiges PDF zu hängen, reicht nicht. Das PDF soll dem Archivstandard PDF/A-3 entsprechen und seine Metadaten nennen Dateiname und Profil. Fehler am PDF/A-Standard wertet die Spezifikation laut FeRD nur als Warnung, solange das XML gültig ist und sich auslesen lässt. Der Empfänger darf aber eine korrigierte Fassung verlangen.

Prüfen Sie jede Rechnung vor dem Versand technisch, das nennt sich Validierung. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Rn. 35a) darf sich ein Unternehmer auf das Ergebnis einer geeigneten Validierung verlassen, den Bericht sollte er aufbewahren (zitiert in der FeRD-FAQ). Wichtig ist das richtige Regelwerk. Eine gültige ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 oder EXTENDED kann laut FeRD Fehlermeldungen erzeugen, wenn ein Programm sie nur nach XRechnung-Regeln prüft.

Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen prüfen

Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Bei ZUGFeRD heißt das: den Datensatz prüfen, nicht nur das PDF ansehen. Vier Fragen klären, ob eine Rechnung als E-Rechnung taugt.

Wie nötig das ist, zeigt die ZDH-Umfrage. 19,3 Prozent der Betriebe nennen Abweichungen zwischen Datensatz und PDF als Problem beim Empfang. 30,9 Prozent haben Mühe, die Pflichtangaben auszulesen, 17,0 Prozent erhalten Rechnungen, die sich nicht validieren lassen. Zugleich verarbeiten 65,7 Prozent ihre E-Rechnungen von Hand weiter.

Dabei liegt der Nutzen von ZUGFeRD gerade im Datensatz: Er kann ohne Abtippen in Prüfung, Kontierung und Freigabe laufen. Wie das geht und ab welcher Menge es sich rechnet, zeigt unser Ratgeber Rechnungsverarbeitung automatisieren. Ein Beispiel aus unserer Arbeit ist das Invoice Intelligence System im Industriehandel. Es liest Lieferantenrechnungen aus, gleicht sie mit Bestellungen und Stammdaten ab und gibt nur Auffälligkeiten an einen Menschen. Welche Technik für welchen Schritt passt, ordnet unser Leitfaden zur Prozessautomatisierung ein.

Grenzen und Risiken

ZUGFeRD löst nicht jedes Problem. Fünf Punkte sollten Sie kennen:

• Zwei Fassungen, eine zählt. Ihre Kunden sehen das PDF, das Finanzamt wertet das XML. Erzeugt eine Software beide Teile getrennt, können sie auseinanderlaufen.
• Grün heißt nicht richtig. Eine fehlerfreie Validierung prüft Format und Geschäftsregeln, etwa Summen. Ob Steuersatz und Leistungsbeschreibung stimmen, prüft sie nicht.
• Rabatte und Skonto bleiben oft Text. Ohne EXTENDED landen Konditionen als Freitext im Datensatz und lassen sich schwer automatisch auswerten.
• Der Standard bewegt sich. Die Norm EN 16931 wird überarbeitet, das nächste ZUGFeRD-Release kommt voraussichtlich im Herbst 2026. Ab dem 1. Juli 2030 wird die E-Rechnung für grenzüberschreitende Geschäfte zwischen Unternehmen in der EU Pflicht (FeRD).
• Keine Steuerberatung. Sonderfälle wie Bauleistungen, Anzahlungen oder Gutschriften klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Ihr nächster Schritt

1. Ausgang prüfen: Öffnen Sie eine eigene Rechnung, suchen Sie die Anlage factur-x.xml und lesen Sie das Profil in BT-24.
2. Testen: Validieren Sie drei Rechnungen und schicken Sie sie an zwei große Kunden.
3. Eingang regeln: Legen Sie fest, wer eingehende E-Rechnungen nach den vier Fragen prüft und wo die Originale liegen.
4. Automatisierung abwägen: Zählen Sie Ihre Eingangsrechnungen pro Monat und rechnen Sie mit dem Modell aus unserem Ratgeber zur Rechnungsverarbeitung nach, ob sich die automatische Verarbeitung lohnt.

Häufige Fragen

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung ausdrucken?

Zum Lesen ja, als Beleg nein. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, elektronische Rechnungen laut FeRD in dem Format, in dem sie empfangen wurden. Ein Ausdruck enthält den Datensatz nicht und der ist bei ZUGFeRD die eigentliche Rechnung. Bewahren Sie deshalb die empfangene Datei unverändert auf.

Wie verschicke ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Der Versandweg ist nicht festgelegt. Üblich ist die E-Mail mit der Datei im Anhang, möglich sind auch Upload, Rechnungsportal oder ein Netzwerk wie Peppol. Wichtig ist, dass die Datei unverändert ankommt.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?

Technisch keiner. Factur-X ist der französische Name des gemeinsamen Standards, die Versionen laufen parallel: ZUGFeRD 2.5.2 entspricht Factur-X 1.09.2. In Frankreich ist Factur-X Teil des Mindeststandards der dortigen E-Rechnungsreform.

Darf eine ZUGFeRD-Rechnung Anlagen enthalten?

Ja. Rechnungsbegründende Unterlagen, etwa ein Aufmaß, werden in den Profilen EN 16931 und EXTENDED kodiert in den XML-Datensatz eingebettet. Zusätzlich dürfen sie in allen Profilen als weitere Anlage im PDF stecken.

Quellen

1. FeRD: ZUGFeRD/Factur-X, Was ist ZUGFeRD?
2. FeRD: FAQ zu ZUGFeRD (Profile, Versionen, Validierung, Vorrang des XML)
3. FeRD: Infopaket ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026
4. FeRD: Neue ZUGFeRD-Version 2.4 veröffentlicht (4. Dezember 2025)
5. FeRD: Update zum ZUGFeRD-Release, Veröffentlichung in zwei Schritten (19. Mai 2026)
6. FeRD: ZUGFeRD-Versionsarchiv
7. FeRD: ZUGFeRD-Beispielrechnungen (Paket zu Version 2.5.2)
8. KoSIT und FeRD: Empfehlungen zu Pflichtangaben in einer E-Rechnung, Teil I (Stand 25. Juli 2025)
9. § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
10. § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
11. Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
12. IHK Köln: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025
13. ZDH: Umfrage E-Rechnung unter 1.926 Handwerksbetrieben, Januar und Februar 2026 (PDF)
14. FeRD: EU konkretisiert Fahrplan für eRechnung und digitale Meldesysteme (26. März 2026)

Markus Tozman Co-Founder, 21Layer

Markus Tozman baut mit 21Layer KI-Lösungen, die in Unternehmen wirklich ankommen: maßgeschneidert, verlässlich und vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb begleitet. Die Beiträge zeigen, was heute schon zuverlässig funktioniert, was es kostet und wie der Einstieg gelingt.

Recherchiert mit unseren eigenen KI-Werkzeugen, inhaltlich verantwortet von Markus Tozman.